フリーランスになってはじめての確定申告。

いざ確定申告の準備をしようとしたら「何が経費になるのかわからない…」そう悩んだ方は多いのではないでしょうか。

今回の記事では

  • そもそも経費とは何か
  • フリーランスが経費に計上できる具体例10つ
  • 反対に経費として計上できないもの

をお話いたします。
まず経費とは何かをお伝えしていきましょう。


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そもそも経費って?→事業をするうえで必要な出費

経費と言うのは「事業を行う上で必要な出費」のことをいいます。

飲食店を例にすると、料理を提供するうえで必要な材料費、人件費、お店の光熱費などが経費になります。

フリーランスでも考え方は同じ。

取材ライターさんであれば現場に行く場合の交通費、エンジニアさんであれば開発に必要なソフトのお金などが経費になります。

経費の基準は「その仕事をしていなかったら出ていないお金か」

とはいえフリーランスの場合、プライベートと仕事の境目があいまいですよね。

経費にするかどうかを迷ったら「その出費が事業をしていなかったら出ていなかったお金であるか否か」で判断するのがおすすめです。

事業をしなかったら出なかったお金であった場合、その出費は事業があったからこそと判断できるため経費に入れてOK。

反対に、事業をしていなくても出ていたと判断できる場合は、経費にしない方が無難といえます。

経費については「これが正解!」と言うルールがありません。

そのため、自分自身で基準を設けて判断していくのが重要といえるでしょう。

経費の基本をお話したところで、実際にフリーランスで計上できる経費はどんなものがあるのでしょうか。次の章で詳しくお話します。

フリーランスが計上できる10種類の経費のとその例を一挙紹介

ここでは、主にWEB系のフリーランスの方が 経費として計上できる具体例をお話いたします。

今回ご紹介するのは、以下の10個です。

  • 旅費交通費
  • 通信費
  • 広告宣伝費
  • 接待交際費
  • 会議費
  • 備品費
  • 外注費
  • 支払手数料
  • 研修費
  • 地代家賃

旅費交通費⇒電車代、ガソリン代、高速代、宿泊費

最も代表的といえば、「旅費交通費」ではないでしょうか。

仕事関係で発生した交通費や宿泊費は、すべてこの旅費交通費という科目にまとめられます。

フリーランスでいえば、現場や常駐先に向かう電車代・ガソリン代・高速代、宿泊を伴う場合はその宿泊費用などが該当します。

通信費⇒スマホ、ルーター(Wi-Fi)、ソフトウェアの月額利用料、郵送代

仕事をするうえでパソコンやスマートフォンは必要不可欠ですが、それらの通信費用やソフトウェアの利用料金などは「通信費」という科目で経費計上できます。

自身のホームページやブログなどを運営している方は、サーバー代やドメイン代なども通信費に含めてOKです。

少しややこしいですが、請求書などの郵送費用も実は「通信費」に入ります。

広告宣伝費⇒名刺、リスティング広告の費用など

自身を営業するために必要な名刺・チラシ、またWEB上で広告を出稿する場合の費用は「広告宣伝費」となります。

広告宣伝費ポイントは特定の人物への営業目的ではなく、不特定多数への場合になります。

接待交際費⇒5000円以上の会食・接待、お土産代

取引先との接待費用やお土産代などは、「接待交際費」にあたります。

この科目はプライベートと混同しやすく、税務調査の際にもっとも指摘が入りやすいと言われています。

どこで・誰と・何のために飲み行ったのかを、レシートや領収書とともに必ず記録しておくのがいいでしょう。

なお、「カフェで打ち合わせをした」「取引先とランチをした」など出費が小額である場合は、以下の会議費として計上するのが多いです。

会議費⇒カフェでMTGしたお金、MTGに関連するお金

カフェやドロップインのコワーキングスペースなどで仕事をした場合、取引先と打ち合わせをした場合などは、この「会議費」として計上をします。

また、会議に併せてかかったお弁当代や場所代なども会議費に入れられます。

備品費⇒PCや電化製品など

パソコン本体や周辺機器などを購入した場合、それらの費用は「備品費」として計上します。

一方で、仕事で使う文具類やインク代などは「消耗品費」として計上するのが多いです。

余談:10万円を超える備品は、減価償却が必要

10万円を超える高額な買い物をした場合、減価償却が必要となります。
減価償却を簡単にいうのなら、「高いものはそれだけ長く使うから、数年にわけて経費計上しましょうね」というシステムです。

例えば、20万円のノートパソコンを購入したとしましょう。

「パソコンは4年間で減価償却をする」とルールが決まっているため、1年間で5万円分しか経費に入れられません。

10万円を超える備品についてはすべて減価償却の対象となるので、注意してくださいね。

外注費⇒外部の方にお仕事を依頼した場合の費用

外部の方にお仕事を依頼した場合は、「外注費」として計上します。

例えば、編集者さんで外部のライターさんにお願いした場合、そのライターさんに払う報酬は全て外注費として扱うのです。

ただし従業員を雇ってお給料を支払っている場合は、外注費ではなく「給与賃金」にあたります。

支払手数料⇒振込手数料、クラウドソーシングの手数料

光熱費や外注費を支払う際の振込手数料は、「支払手数料」という科目で経費として算入できます。

また、自身が報酬をもらう際に引かれる手数料もこの科目に入れられます。

例えば、最近であればクラウドソーシングサイトでお仕事を請ける方も増えてきました。

そのクラウドソーシングサイトの利用手数料(仲介手数料)も、「自分が報酬を受けるために必要なお金」として判断できるので、経費計上が可能。

見落としがちな科目ではありますが立派な経費ですので、忘れずに入れてくださいね。

研修費⇒(仕事に関連のある)イベント参加費

仕事に関連のある研修会やイベントの参加費は「研修費」として扱います。

参加費の領収書だけでなく当日のパンフレットや配布資料の残しておくと、調査の際に怪しまれることが少なくなります。

地代家賃⇒月額のコワーキングスペース利用料(ドロップインは×)

自宅とは別に事業所を借りている場合の家賃や光熱費、また月額のコワーキングスペースの利用料などは、「地代家賃」の科目で経費計上ができます。

ただし、この地代家賃は「定期的に発生する場所代」として扱われるため、単発でのカフェの利用料やドロップインでの利用料金は前述した「会議費」に含めるのがいいでしょう。

余談:自宅を事業所にしている場合は経費計上できる?→按分すれば一部だけ経費に

自宅と事業所を兼ねている場合、自宅の家賃は全額経費に入れられません

なぜなら「その場所でプライベートな時間も過ごしている」から。
その場合は、

  • 1日8時間仕事している→8時間÷24時間で、家賃の1/3を地代家賃に含める
  • 全体の面積が50㎡で仕事部屋は20㎡→20㎡÷50㎡で、家賃の2/5を地代家賃に含める

といったように、必ず「なぜその按分比率にしたのか」という理由をセットにすることで、経費に含めることができます。

以上がフリーランスの主な経費10種類の紹介でした。

一方で、経費になりそうだけど経費にできないものもあります。次章で詳しく紹介いたしましょう。

フリーランスの経費になりそうだが、経費としては落とせないもの


経費とは「仕事に関連のある出費」というお話をしましたが、実は経費にならないものもあります。
ここでは、

  • 国民年金/健康保険
  • 生命保険会社に支払った保険料
  • 所得税や住民税などの税金
  • 病気になった時の医療費、健康を維持するためのマッサージ・エステ代など
  • プライベートでの支出

の5つについてお話いたしましょう。

国民年金/国民健康保険→経費ではなく控除

日々支払っている年金やこくほのお金は、事業の経費にはなりません。

ただし、「社会保険料控除」という別枠で税金を安くできます。支払明細や領収書などは必ず取っておくようにしてくださいね。

なお、会社員やパートの方が給与から引かれている「厚生年金」や「健康保険料」なども社会保険料控除に含まれます。

生命保険会社に支払った保険料→経費ではなく控除

先ほどの社会保険料控除と同じで、生命保険の保険料も経費ではなく「生命保険料控除」として扱われます。

経費にできない理由としては、「事業(仕事)をしていなくても、入っている可能性があるため」です。

ただし、こちらは最大で12万円までしか控除に含めることができません。

所得税や住民税などの税金→経費にも控除にもできない

所得税、住民税、個人事業主税、消費税などの税金関係については、経費にも控除にも入れられません。

医療費・薬代→10万円以上なら控除対象に。マッサージ・エステ代などはNG

病気になった時の医療費やお薬代などは原則経費や控除の対象になりませんが、高額担った場合のみ「医療費控除」が使えます。

目安としては、医療費の自己負担額が10万円を超えたらとなります。

ただし健康増進のためのジム代、マッサージ代、エステ代、サプリメント代などは経費にも控除にもなりません。

先ほど経費になるのは「仕事をするうえで必要かお金」とお伝えしました。

もしこれらのジム代が経費になるとしたら、仕事をやめたらジムもやめなければいけないことになります……。

仕事をしていようがしていなかろうが、私たちは健康を維持しますので経費に含められないのです。

プライベートでの支出

もちろんですが、仕事以外のプライベートの出費は経費に入れられません。

以上が、経費になりそうだけど経費としては扱えないものの代表例となります。

フリーランスは公私混同しがち。必要な分だけ経費に計上しよう!

フリーランスの代表的な経費10種類と、経費になりそうだが経費にできないものの代表例5つをお話しました。

農業や飲食業などとは違い、フリーランスのお仕事はプライベートの境目があいまいであることから、経費の判断も難しくなっています。

迷ったときは「その出費が事業をしていなかったら出ていなかったお金であるか否か」。

その質問を一度自分に問い、必要な分だけ経費に入れるようにしてくださいね。