この記事では、フリーランスとして活動しているあなたが知っておくべきおすすめツールを紹介していきます。

業務効率化のツールは数多くありますが、何を使えばいいのか、何が本当に効果があるのかわかりにくいです。

便利なツールを知りたい!

そう思っても、チームで仕事をしないとなかなか他の人のツールを知る機会がありませんよね。

ということでこの記事では、おすすめツールをジャンル別に紹介していきます。

5分で読めて、今日から使える便利ツールを紹介しているので、気になるものがあれば試してみてください。

スケジュール/タスク管理


フリーランスたるもの自己管理/スケジュール管理は必須のスキルです。

手帳を使って…というのも良いですが、便利なWebツールがたくさんあるので、自分にあったものを見つけましょう。

 

Google Calendar

Google Calendarはすでに使っている人もかなり多いでしょう。

Google Calendarの最大の特徴は、様々なサービスと連携している点。例えばタスク管理アプリ/サービスや、会計ソフトなど、連携機能を使って便利に利用できます。

そのほかにも、共有機能、アラート機能、利用ユーザーの多さなど、カレンダーアプリを使うならGoogle Calendarが一番おすすめです。

 

todoist

todoistはオンラインタスク管理サービスです。

todoistの特徴は以下の2点。

  1. プロジェクトやタスクを階層化して管理できる
  2. GTDに基づいたタスク管理

todoistにはプロジェクトとタスクという概念があります。

画面左の「プロジェクトA」がプロジェクト。右側がタスクにあたる。

「任意のプロジェクトの中に、多数のタスクがある」という構造です。

タスクに階層付けが可能なので、仕事内容が整理しやすいです。

 

GTDに基づいたタスク管理

todoistはGTD(Gettin Things Done)という仕事術に基づいて作られています。

GTDの前提は記憶に頼らず全て書き出すこと。そして書き出すことで頭を空っぽにし、今目の前のやるべきことに集中できるようになるのです。

todoistはタスク管理を通して集中力・生産性を向上させるサービスといえるでしょう。

 

Trello

Trelloはボードとカードを使ったタスク管理サービスです。(ふせんをイメージするとわかりやすいです)

画像の様な一枚のボードに、カードを貼り付けられます。

縦の列は好きに名前が付けられるので、時系列や進捗ごとにまとめられます。画像では「Ideas」「To Do」「Doing」「Done」と分けていますね。

視覚的にタスクが確認でき、カードを好きに動かせるのが特徴的ですね。

また、カード内では担当者、ラベル、チェックリスト、締め切り、添付も設定できます。

「チームでプロジェクト管理したい」「視覚的に把握したい」という人にはおすすめです。

 

toggl

togglは作業の時間を計測してくれるシンプルなサービスです。

作業開始時にプロジェクト名を決めてスタート、プロジェクトが終了したらストップを押すだけです。

一見単純で意味のないものに思えますが、作業時間の計測は生産性向上にかなり効果があります

そもそも、自分が1日何にどれくらい時間を使っているか正確に把握できている人はいるでしょうか。ほとんどの人ができてないでしょう。

何に時間を使っているか把握していないのに、生産性をあげるのは難しいです。

まずは「把握」から始めましょう。

また、togglのメリットはスイッチタスクを減らせる点でもあります。

スイッチタスクとは、複数のタスクを横断しながら行うことで、非効率的と言われています。

togglを利用すると1つのプロジェクト毎に時間を測るので、タスクをスイッチしずらくなるんですよね。

作業時間を把握したい人、スイッチタスクを防ぎたい人はぜひお試しください。

 

契約/会計系のツール

フリーランスは契約書から請求書、また確定申告などの会計まで自分でする必要があります。

自分1人でイチからやっていると時間がもったいないので、Webツールを有効に利用しましょう。

 

Freee

freeeは初めての人でも簡単に確定申告の書類を作成できるサービスです。

freee最大の特徴は自動仕分け登録ができる点。

確定申告の書類作成で時間がかかるのが、各明細の仕分け作業。freeeは仕分け作業を学習し、同じ概要を自動で仕分けしてくれます。

確定申告だけでなく、見積書・請求書・領収書・納品書の作成テンプレートもあるので便利です。

関連記事:確定申告に役立つ!フリーランスにおすすめな会計ソフト3選

 

CLOUDSIGN

CLOUDSIGNはクラウド型の契約書締結サービスです。

契約書といえば通常は紙媒体のもの。しかし、紙媒体だと管理の手間や、郵送など煩雑さが伴いますよね。

そんな契約書締結/管理を全てクラウドサービス化したのがCLOUDSIGNです。

CLOUDSIGNは無料から利用でき、直感的に利用が可能。

契約書を使いたいフリーランスにはおすすめのサービスです。

 

コミュニケーション

mailやSNS以外にも、コミュニケーションツールは数多く存在します。

おすすめのチャットサービスとオンラインビデオ通話サービスを紹介します。

 

Chatwork

Chatworkは無料で使えるビジネスチャットサービスで、導入企業185,000社を突破するなどメジャーなサービスです。

SNSとは違いビジネス用のチャットサービスなので、プライベートとビジネスを分けて使える点が大きな利点です。

チャットワークの機能としては、グループチャット、タスク管理機能、ファイル共有、ビデオ通話/音声通話、マルチデバイス対応など、ビジネスでのコミュニケーションを円滑にする機能が多数ついています。

 

Slack

SlackもChatworkと同じくビジネスチャットサービスです。

Chatworkとの大きな違いはワークスペースとチャンネルの存在です。

チャットワークは申請して繋がったユーザーと自由に1対1、もしくはグループチャットが作成できます。

Slackの場合、まずはユーザーをワークスペースに招待し、そのスペースの中で各チャンネル(チャットグループ)を作成します。

例えば、「営業部」というワークスペースの中に「日報共有」「顧客管理」などのチャットグループを作成できるのです。

グループ毎にチャットがまとまるので管理が楽になります。

 

ChatworkとSlackのどちらが良いか?という議論はよくありますが、クライアントやプロジェクトによって利用するチャットサービスが異なります。

フリーランスはどちらも登録しておいて損はないでしょう。

 

appear.in

appear.inは登録不要で利用できるオンラインビデオチャットサービスです。

使い方はいたって簡単で、サインアップをして自分の部屋となるURLを発行します。

そしてそのURLを通話したい人にアクセスしてもらえば通話が可能。4人まで同時に通話が可能です。

料金もかかりませんし、Skypeの用に事前に登録やIDの交換などはいらない手軽さがウリのサービスです。

 

その他ツール

ここまで紹介してきたツール以外にもおすすめできる便利ツールを紹介します。

 

Cacoo

Cacooとは図やフローチャートをオンライン上で簡単に作れるサービスです。

オンラインサービスならでは、チームでの共同編集も可能です。

また、フローチャートのテンプレートも豊富に揃っているので、図表の作成が苦手という方にもおすすめです。

 

Xmind

Xmindは無料で使えるマインドマップ作成ツールです。

頭の中を可視化する方法としてマインドマップは有名ですが、Xmindを利用することでパソコン上でマインドマップを作成できます。

手書きではできなかった操作や書き込みが可能です。

操作も直感的で誰でも簡単に利用が可能です。

O-DAN

O-DANは数多くある無料写真素材サービスを横断検索できるサービスです。

1回の検索で32サイトから無料写真素材を横断検索してくれます。

ライターやサイト制作者など、無料画像を使う機会が多い人にはおすすめです。

 

eFax

eFaxはファックスの受送信をEメールで送れるインターネットサービスです。

日常生活でFAXはほとんど姿を消しましたが、日本のビジネス界では根強く残っています。

クライアントによっては「FAXで契約書を送りたいのだけど…」と言ってくるケースもありますが、そのためにFAXを購入するのは馬鹿らしいですよね。

eFaxを使えばクラウド上でFAXの送受信ができるため、FAX機器を購入する必要はありません。

メールやアプリからの送受信が可能です。

 

Noisli

Noisliは環境音を流してくれるサービスです。

例えばカフェで仕事をするときなど「周囲がうるさくてなかなか集中できない」というケースもありますよね。

そんなときにイヤホンで環境音を流し、外部の騒音をシャットアウトできます。

音楽でも良いのですが、歌詞やメロディに意識が持ってかれてしまう、ということはあるあるだと思います。

また、Noisliは「炎」「雨」「電車」など、16個の音要素を自由に組み合わせて自分好みの環境音を作れます。

仕事に集中できない方はぜひ活用しましょう。

 

ひとつずつものにしていこう

ここまで多くのツールを紹介してきましたが、おすすめしたいのは「1つずつ利用していくこと」です。

同時に全てのツールを利用しても定着せず、何がなんだかわからなくなってしまいます。

1つずつ試していき、定着させ、生産性をあげていってください。