昼食を食べたり、仕事に必要なものを買ったり、領収書をもらう機会は意外と多いですよね。

だからこそうっかりもらい忘れたり失くしたりするときもあります。

フリーランスは領収書をとっておかなければいけない」とよく言われますが、なぜ領収書が必要なのでしょうか。

今回は、フリーランスにとって領収書はなぜ必要なのかと、失くしてしまったときの対処法をご紹介します。


MFクラウドで会計業務を効率化

会計ソフトで有名なマネーフォワードが提供するマネーフォワードクラウド(MFクラウド)は、銀行口座やクレジットカードなどと連携して帳簿付けができるため、面倒な会計業務を効率化することが出来ます。

また、MFクラウドは様々なバックオフィス業務を効率化できる機能が備わっていますが、いずれも動画マニュアルなどが付いているため、初心者でも使いやすいです。

「初めて確定申告をする」

「初めてクラウド会計ソフトを利用する」

「会計業務とか全然わからない」

という初心者の方に優しいサービスとなっています。

MFクラウドの詳細を見てみる

領収書は支払いを証明するために必要

領収書は、支払いを証明するために必要なものです。

フリーランスは、自分で確定申告をして税金を支払います。

売上から経費を差し引いた額を所得とし、この所得が低ければ低いほど税金も安くなります。

経費として認められるには、支払いを証明するもの、つまり領収書が必要となるのです。

関連記事:フリーランスの経費は「売上に必要だったか」が基準|認められる経費の範囲を紹介

領収書をもらい忘れたりなくした場合は、レシートか出金伝票で対応

もらい忘れたり失くしたりした場合は、レシート、出金伝票、再発行依頼などで対処します。

領収書は支払いの際に店員さんにお願いしないと貰えない場合がほとんどですが、レシートは基本的に何も言わなくても貰えます。

財布の中にレシートが残っていれば、レシートで代用できます

出金伝票は、何らかの理由で領収書が無いときに経費の証明として使えるものです。

日付、金額、支払い先、内容などを具体的に記載します。

文房具店に売っているものをそのまま使用する他、パソコンでダウンロードしたものを印刷するのも良いでしょう。

領収書を発行した店舗や会社によっては、再発行依頼をすると再度領収書を発行してくれることもあります。

しかしトラブル防止のために再発行は断られる可能性が高いので、依頼して応じてもらえなかった場合は他の方法で対処しましょう。

クレジットカードでの支払いの場合も領収書は必要

キャッシュレスがどんどん進むこの時代、現金ではなくクレジットカードで支払うことも多いですよね。

クレジットカードでの支払いの場合も、領収書は必要です。

利用証明だけでも一応証明にはなりますが、何を購入したのか内容までは分からないこともあります。

税務署に突っ込まれたときに正確に説明して、経費であることをより確実に証明するために、領収書も発行してもらうと安心です。

確定申告の際に提出する必要はない

「領収書はとっておくべき」と説明しましたが、確定申告の際に提出する必要はありません

ただ、税務調査の際などには必要になるので保管しておかなければいけません。

税務調査とは、正しく税金が納められているか税務署が確認するための調査のこと。

脱税の疑いが無くても、毎年約6%の法人がランダムで選ばれた法人が任意で調査を受けます。

この調査の際、保管してあった領収書や請求書、帳簿などを元に正しく納税しているか判断されます。

税務署の職員に何か聞かれた際にきちんと納得できる説明ができるよう、自分で分かりやすいようにまとめておく必要があります。

保管が定められている年数は、申告方法によって異なります。

青色申告は7年、白色申告は5年保管しておかなければいけません。

どの年度のものか分からなくならないよう、年度ごとにファイルを作るなど分けて保管しておきましょう。

請求書と領収書を月ごとで整理すると確定申告が楽になる

請求書と領収書は、放っておくとどんどん溜まってしまいます。

山積みになった請求書や領収書を、確定申告の時期になってから一度に片付けようとするととても大変です。

ギリギリになって焦らないために、月ごとに整理しておくのがおすすめです。

1年分だと大変ですが、1ヶ月分だとそこまで負担にならずすぐに終わります。

請求書で売り上げを把握し、領収書で経費を把握しましょう。

請求書はパソコンでPDFデータを作成してメールで送付する機会も多いですが、紙かパソコンどちらかに統一して管理した方が分かりやすいです。

印刷してファイリングしておくことをおすすめします。

毎月きちんと整理しておけば、確定申告の時期には合計金額を計算したり必要書類をまとめたりするだけで、作業が格段に楽になります。

青色申告にすることで節税効果が高まる

確定申告には、青色申告と白色申告の2種類があります。

白色申告は、手続きが楽で、帳簿も簡単なもので良い申告方法です。

対して青色申告は、白色申告に比べると手続きがやや複雑で手間暇がかかりますが、控除額は格段に大きいのが特徴です。

より節税効果を高めたいなら、青色申告がおすすめです。

白色申告と青色申告では、基本的に誰でも適用される所得税・住民税の控除「基礎控除」の金額が大きく異なります。

白色申告では基礎控除が38万円なのに対し、青色申告では65万円の控除を受けられます。

青色申告では「複式簿記」という細かい帳簿が求められます。

白色申告よりも手間がかかるとは言え、毎月きちんと領収書や請求書を整理しておけばそこまで難しくはありません。

会計ソフトを利用すると、初心者でも簡単に作成できます。

白色申告は誰でもできますが、青色申告をするには税務署へ申請して開業する必要があります。

開業から2ヶ月以内、または1月1日から3月15日までに、最寄りの税務署に開業届と青色申告承認申請書を提出しましょう。

開業届と申請書は、税務署で貰うかインターネットでダウンロードしたものを使うこともできます。

関連記事:青色申告と白色申告はどっちにすればいい?違いを解説!

領収書をもらって正しく経費として計上しよう

今回は、フリーランスはなぜ領収書が必要なのかと、失くしてしまった場合の対処法、確定申告などについてご紹介しました。

  • 領収書は支払いを証明するために必要
  • もらい忘れたりなくしたりした場合は、レシート、出金伝票、再発行依頼などで対応する
  • クレジットカードで支払うときも領収書は貰う
  • 確定申告で提出する義務はないが、保管は必要
  • 請求書と領収書を月ごとで整理すると確定申告が楽になる
  • 節税効果を高めたいなら青色申告がおすすめ

フリーランスになると、税金は収支に大きく関わる重要な問題ですよね。

フリーランスが賢く節税するためには、「どれだけ経費を計上できるか」にかかっています。

もちろん虚偽の申請をして経費をかさ増しするのは駄目なことですが、仕事をするためにかかったお金はどんどん経費として計上しましょう。

領収書は、仕事に必要なお金だったことを証明するために欠かせない大切な書類です。

毎回忘れずに貰って、管理しておきましょう。